Praca od podstaw Jarosława Kulbata Prokrastynacja: jak się zabrać do roboty?Prokrastynacja: jak się zabrać do roboty?
- Szczegóły
- Utworzono: 26 listopada 2013
- dr Jarosław Kulbat
Prokrastynacja, czyli odwlekanie wykonania zadań pomimo dysponowania możliwościami ich realizacji, to zjawisko dość powszechne, które zaliczamy do dysfunkcji funkcjonowania w organizacji. Z perspektywy organizacji prokrastynacja prowadzi do ograniczania produktywności pracowników. W przypadku pracowników prokrastynacja może prowadzić do niekorzystnych następstw wizerunkowych (odzwierciedlonych w opiniach współpracowników czy zwierzchników) czy powikłań afektywnych (związanych z poczuciem winy, lękiem, strachem czy obniżeniem nastroju).
Kilka lat temu Piers Steel (2007) zaproponował koncepcję, która pozwala przewidywać wystąpienie prokrastynacji w oparciu o cztery kluczowe czynniki: oczekiwania, wartość, wrażliwości na odroczenie gratyfikacji oraz możliwości odraczania wpisane w charakter zadania. Analiza genezy prokrastynacji pozwala z jednej strony na przewidywanie wystąpienia tego zjawiska. Z drugiej strony, opisanie mechanizmów odpowiedzialnych za genezę prokrastynacji pozwala zaproponować interwencje psychologiczne, które pozwalają ograniczyć skalę tego zjawiska.
Zwiększanie poczucia skuteczności
Jednym ze sposobów zmniejszania prokrastynacji jest doprowadzenie do wzrostu poczucia skuteczności (czyli oczekiwań własnego sukcesu). Ludzie unikają zadań, których wykonanie wydaje się wymagać zdolności, kompetencji czy wysiłku, jakich ci w swojej opinii nie posiadają. Jak wpływać na poczucie skuteczności?
Po pierwsze, poczucie skuteczności można zwiększać poprzez zmianę negatywnego nastawienia do zadania oraz zmniejszenie napięcia, jakiego ludzie mogą doświadczać w związku z zadaniem. Zwłaszcza że w przypadku niektórych zadań ludzie zakładają, że do ich wykonania konieczna jest optymalna dyspozycja ciała i umysłu. W życiu codziennym ocena możliwości realizacji zadania opiera się na doświadczanym w danym momencie stanie psychofizycznym. Na przykład, gdy zadanie wymaga wysiłku i koncentracji, symptomy zmęczenia traktowane są jako przesłanki ograniczenia potencjału wykonania tego zadania. Czasowe obniżenie poczucia skuteczności może być też konsekwencją negatywnych stanów afektywnych (lęku, napięcia czy stresu), które ludzie odczuwają w związku z zadaniem.
Po drugie, poczucie skuteczności jest przekonaniem, a jednym ze sposobów modyfikacji przekonań jest perswazja – ludzi można przekonać, że są w stanie wykonać zadanie. Perswazja tego rodzaju zazwyczaj ma na celu albo zwiększenie motywacji koniecznej do wykonania zadania (np. dasz radę to zrobić), albo przekonań dotyczących zdolności, które są konieczne do realizacji zadania (np. wiem, że potrafisz to zrobić).
Po trzecie, źródłem poczucia skuteczności może być modelowanie – obserwowanie innych ludzi, którzy z sukcesem realizują podobne zadania. Podkreślmy, że takie oddziaływanie jest skuteczne zwłaszcza wtedy, gdy obserwowani w działaniu ludzie są podobni do obserwatora. Im większe podobieństwo do obserwowanego modela, tym wzrost poczucia skuteczności będzie wyraźniejszy.
Po czwarte, jednym z najskuteczniejszych sposobów budowanie poczucia skuteczności jest stworzenie okazji do odnoszenia sukcesów w realizacji zadań. Odnoszone sukcesy wpływają bezpośrednio na przekonania o własnej skuteczności. Niezwykle istotne jest jednak to, żeby sukcesy, które mają stać się przesłanką poczucia skuteczności, nie przychodziły zbyt łatwo. Poczucie skuteczności oparte na sukcesach w realizacji zadań łatwych szybko się dewaluuje w następstwie porażek. Żeby wykreować odporne na porażki poczucie skuteczności, należy stworzyć okazje do odnoszenia sukcesów okupionych pewnym wysiłkiem albo związanych z nabywaniem nowych umiejętności niezbędnych do pokonania przeszkód w realizacji tych zadań.
Zwiększanie atrakcyjności zadania
Atrakcyjność zadania jest jednym z najsilniejszych predyktorów prokrastynacji. Charakter tej zależności jest dość oczywisty: im mniej atrakcyjne jest zadanie, tym silniejsza będzie presja na odwlekanie jego wykonania. Tylko co decyduje o atrakcyjności zadania? Jednym z czynników, które wpływają na atrakcyjność zadania, jest to, czy zadanie jest dla człowieka interesujące. Interesujące mogą być dla człowieka zadania, które są trudne, złożone, nowe, wymagające szczególnych umiejętności. Warto jednak pamiętać o tym, żeby wzrost trudności nie był na tyle duży, by pojawiły się wątpliwości odnośnie szans jego wykonania. Wątpliwości tego rodzaju zmniejszą poczucie skuteczności i, w konsekwencji, doprowadzą do prokrastynacji.
O tym, czy konkretne zadanie jest dla człowieka atrakcyjne, mogą decydować także indywidualne preferencje. Na przykład dla niektórych ludzi zadanie nudne może się stać bardziej atrakcyjne, jeśli można je będzie wykonywać w towarzystwie innych. Kluczowe w tym przykładzie znaczenie ma możliwość zaspokojenia potrzeby afiliacji. Dla kogoś innego zadanie stanie się atrakcyjne, gdy jego wykonanie pozwoli zdobyć nowe umiejętności czy doświadczenia.
Atrakcyjność zadania może być także konsekwencją procesów behawiorystycznego uczenia się. Jeśli wysiłkom wkładanym w wykonanie zadania będą towarzyszyły incydentalne wzmocnienia, wysiłek może stać się wzmocnieniem wtórnym. Zresztą nie tylko wysiłek. W gruncie rzeczy każdy aspekt wykonywanego zadania, który można skojarzyć z nagrodą za wykonanie zadania, może stać się wzmocnieniem. Gdy tak się stanie, samo wykonywanie zadania zacznie przynosić satysfakcję (bo jest nagradzające), co może doprowadzić do zmniejszenia prokrastynacji. Warto zdawać sobie sprawę, że kluczowe znaczenie dla skuteczności warunkowania tego rodzaju, zwłaszcza w jego początkowym okresie, ma stosunek liczby sukcesów i porażek w wykonaniu zdania. Gdy liczba porażek będzie zbyt duża, istnieje ryzyko wystąpienia zjawiska wyuczonej bezradności, której konsekwencją będzie obniżenie atrakcyjności zadań i wzrost tendencji do odwlekania.
Zmniejszanie wrażliwości na odroczenie gratyfikacji
Niektórzy ludzie mają większą skłonność do prokrastynacji niż inni. Odkładanie zadań na później zdarza się częściej osobom, które mają problemy z samokontrolą, a przy tym łatwo się rozpraszają i są bardziej impulsywne. W praktyce oznacza to, że ich odporność na odraczanie gratyfikacji jest relatywnie słabsza i mają skłonność do porzucania zadania na rzecz innych działań, które dostarczają satysfakcji. Przeciwdziałanie prokrastynacji o takiej genezie opiera się na oddziaływaniach, które mają na celu zwiększenie potencjału odraczania gratyfikacji. Jest to możliwe poprzez kontrolę manifestacji wymienionych aspektów osobowościowej charakterystyki osoby ze skłonnością do odwlekania. Kontrola tego rodzaju jest możliwa na co najmniej dwa sposoby.
Po pierwsze, jednym z czynników, które obniżają skłonność do odraczania wykonania zadań, jest ich automatyzacja. Głównym celem automatyzacji zadań jest doprowadzenie do sytuacji, w której zadania wykonywane są przy minimalnym zaangażowaniu uwagi. Ograniczenie zaangażowania uwagi sprawia, że ilość decyzji w czasie wykonywania zadania ulega znaczącej redukcji, i relatywnie mniej czynników rozprasza człowieka, który zaangażował się w działanie.
Po drugie, skłonność do prokrastynacji u osób do niej predestynowanych można w pewnym zakresie kontrolować poprzez oddziaływanie środowiskowe. Kształtowanie bezpośredniego otoczenia człowieka idzie w dwóch kierunkach. Jednym ze sposobów jest umieszczenie w bezpośrednim otoczeniu wskazówek, które przypominają o konieczności wykonania zadania, terminach ich realizacji. Innym sposobem jest kontrola otoczenia pod kątem czynników, które rozpraszają uwagę (i odciągają ją od zadania) czy stanowią pokusę, w takim sensie, że przypominają o innych sprawach, które należy czy po prostu można akurat teraz załatwić (odpowiedzieć na SMS-a, czy e-maila, ułożyć pasjansa albo sprawdzić, co na serwisie społecznościowym udostępnił daleki znajomy). Założenie oczywiście jest takie, żeby dystraktory eliminować.
Zmniejszanie następstw odległego terminu wykonania
Na koniec zwróćmy uwagę, że odroczony termin realizacji zadań jest wpisany w istotę niektórych zadań. I jest też czynnikiem, który nieuchronnie i w sposób dość oczywisty sprzyja prokrastynacji. Jednym ze sposobów ograniczenia jego wpływu na sposób wykonywania zadań jest rozłożenie zadania na etapy, których realizacji odbywa się zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem. Chodzi tu więc o strategiczne zarządzanie czasem wykonania zadań, który pozwala unikać sytuacji nagłego spiętrzenia zobowiązań w czasie poprzedzającym ostateczny termin wykonania zadania. Planowanie tego rodzaju pozwala znacząco ograniczyć odwlekanie, zwłaszcza wtedy, gdy decyzje o terminie realizacji poszczególnych etapów projektu podejmujemy osobiście.
Jak walczyć z prokrastynacją? Garść rad praktycznych
- Podziel zadanie na mniejsze etapy, starannie wybierz termin ich wykonania.
- Wprowadź do swojego otoczenia elementy przypominające o realizowanym projekcie (kalendarz z naniesionym deadline’em, aplikacja na smartfona, programy komputerowe, które przypominają o ustalonych wcześniej terminach, współpracownicy, przed którymi zobowiązałeś się do wykonania pewnych działań).
- Realizację projektu, jeśli to możliwe, zacznij od zadań najcięższych, najtrudniejszych.
- Szukaj inspiracji w działaniach innych ludzi (współpracowników, zwierzchników, bohaterów filmów czy literatury). Pamiętaj, że im bardziej są do ciebie podobni, tym większa szansa, że ich przykład zainspiruje również ciebie.
- Poproś kogoś o pomoc lub zaproś do współpracy przy realizacji zadania. Szukaj wsparcia u ludzi posiadających kompetencje czy doświadczenia wymagane w zadaniach, które mielibyście razem wykonać, albo proś o pomoc tych, z którymi lubisz współpracować.
- Proś o informacje zwrotne dotyczące sposobu wykonania zadania. Akceptacja zwiększy poczucie skuteczności, a uwagi krytyczne pozwolą skorygować ewentualne błędy w działaniu.
- Uporządkuj miejsce pracy (biurko, pokój, pulpit komputera) tak, aby ograniczyć wpływ wskazówek przypominających o tym wszystkim, co nie jest związane z aktualnie wykonywanym zadaniem.
- Zadbaj o kondycję psychofizyczną: śpij tyle, ile potrzebujesz, a nie ile możesz, bądź aktywny fizycznie, wprowadź się w dobry nastrój.
- Ogranicz wpływ czynników, które rozpraszają uwagę (klienta poczty elektronicznej włączaj na ograniczony czas, odinstaluj komputerowego pasjansa i sudoku ze smartfona, wycisz powiadomienia o nadejściu wiadomości czy zmianach statusu na facebooku)
- Gdy realizujesz równocześnie kilka zadań wymagających podobnych działań (np. wizyty w archiwum, przejrzenia dokumentów czy wyjścia na miasto) staraj się je grupować razem.
- Spróbuj zaprojektować pracę, tak aby była stała się dla ciebie atrakcyjna.
- Wymyśl sposób, w jaki mógłbyś siebie wynagrodzić za wysiłek, determinację czy odwagę w realizacji zadań, które przed sobą postawiłeś – dobra kolacja, długi spacer, nowa książka czy wizyta w kinie.
Do poczytania o determinantach prokrastynacji (pdf – link do pliku):
Steel, P. (2007). The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure. Psychological Bulletin, 133(1), 65-94. [pdf]
Dr Jarosław Kulbat - psycholog społeczny, konsultant i trener, wykładowca SWPS Wrocław, popularyzator nauki i bloger (Korporacyjne piekło).
Jeśli spodobał Ci się post, polub stronę autora na facebooku, dołącz do kręgu na g+ albo śledź na twitterze.
Bądź na bieżąco! Zapisz się na nasz newsletter! (dodatkowo otrzymasz eBooka "Iluzje codzienności")
Komentarze
tak, zgadzam się na cytowanie.
Coś więcej napiszę po głębszym zastanowieniu, ok?
pozdrawiam
td